広報活動におけるメディアプロモートのコツは？アプローチするタイミングとスケジュール

メディアプロモートをする、媒体別の効果的なアプローチタイミングはいつ？

メディアに効果的なアプローチをするには、どんなタイミングでメディアプロモートをすればいいのでしょうか。媒体別にご紹介していきます。

新聞　

日経新聞の場合、ベンチャー・スタートアップの面が曜日で決まっているので、新サービスリリースの2週間以上前にはアプローチが必要です。

日経新聞以外の一般紙の場合、ベンチャー・スタートアップのストレートニュースが掲載されることは難しいので、特集記事で取り上げてもらえる可能性があるでしょう。即時性は必要ないので、出せるタイミングで情報提供をしましょう。いつ出しても良いという反面、なぜいま情報公開したのかという社会的背景を記載することが重要になります。

雑誌　

月刊誌の場合は、媒体やコーナーにもよりますが、企画や取材先候補が固まってしまう前、すなわち発売2ヵ月以上前のアプローチをおすすめします。

週刊誌も同様の理由で、少なくとも1ヵ月前のアプローチを心がけると良いでしょう。媒体によっては3ヵ月以上前に提案しなくてはならない場合もありますので、雑誌での紹介が目標の場合は早めにメディアプロモートすることをおすすめします。

TV　

番組やコーナーにもよりますが、例えば新店オープンの案内であれば番組内で企画を通す時間が必要になるので、オープンの3週間以上前にアプローチすると良いでしょう。社会性や季節性を盛り込むみ、「なぜ今か」を満たす切り口にすることが重要です。

Webメディア　

紙面の転載ではなくWebメディアに情報を取り上げてもらう場合、制作期間が紙媒体よりも短いケースが多く、新聞や雑誌に比べると数日前〜もしくは最短で当日中といった比較的直前の案内でも掲載される可能性はあります。

ただし、記者の人数が少なく多忙を極めている可能性が高いので、露出するタイミングが重要なネタであれば、情報が出せるようになったら早めに連絡しておくと良いでしょう。

ラジオ　

ラジオの場合は、2週間以上前に提案するのが良いでしょう。番組によっては現地に出向いて中継してくれる場合もあるので、体験型の新施設の場合は中継コーナーがある番組へもプロモートしてみましょう。

業界紙・業界誌　

業界紙や業界誌にサービスリリースのタイミングで掲載されるように、事前に業界紙や業界誌の発刊タイミングを調べましょう。掲載日に間に合うよう、発刊日の1ヵ月前にはプロモートすると良いでしょう。

メディアプロモートにおける、配信スケジュール・プランニングの立て方

メディアへのアプローチのタイミングを踏まえた上で、配信スケジュールやプロモートのプランニングをしていきましょう。3つのステップをご紹介します。

STEP1．最重要媒体と媒体ごとの優先度を決める

メディアプロモートをする際、その案件専用のメディアリストシートを作ると良いでしょう。声かけ対象をまず自社のメディアリストから洗い出し、ネタに合わせてリークする最重要媒体をA〜Cで優先順位をつけます。

これに応じて個別連絡するか一斉送信でいくか、後追いするかしないか等を事前に決めてから動き始めると効率的です。

STEP2．優先度に基づいてアプローチする

STEP1で整理したメディアリストシートに沿って、メディアプロモートを開始しましょう。メールでプレスリリースを送付する際の注意点については以下の記事を参考にしてください。

プレスリリースを公開する前に一部のメディアにリークする場合、プレスリリースが出た時点で記事が出ているので新規性がなくなり、リークした媒体以外で同内容を取り上げてもらう可能性が低くなります。リーク先の選定や、本当にリークをするのかの判断には注意が必要です。

STEP3．一斉公開（プレスリリースを配信）する

リークする媒体へのメディアプロモートが終われば、プレスリリース配信会社を活用してプレスリリースを配信しましょう。すでにリレーションが取れている記者がいるのであればアポイントを取り、個別に説明するとより深い情報を伝えることができるでしょう。

媒体別のメディアプロモートにおける注意点

では実際にメディアプロモートする際にはどのような点に気をつけるべきでしょうか。媒体別の注意点をご紹介します。

新聞　

新聞へプロモートする場合は、ネタの新規性が重要です。記事の傾向がわからない場合は、1週間分の新聞を買ってみたり図書館で読むなどして、直近のトレンドワードを把握しておくと提案に活かせるでしょう。アポイントメントの前後で署名記事を読み、記者の担当分野を確認すると良いでしょう。

雑誌　

雑誌へプロモートする場合、切り口の独自性が大事です。少なくとも最新号を見て特集の傾向を掴んでからおこないましょう。

もしくは1年を通して、夏は帰省に合わせて手土産特集、新年は習い事特集など、毎年同じタイミングで特集されているテーマもあるので、1年間のバックナンバーを読んでおくと傾向が掴め、特集に沿った提案をすることができるでしょう。

TV　

TVへプロモートする場合は自社ネタだけでなく、業界動向や社会のトレンドなど周辺情報も合わせて提案すると良いでしょう。画が撮れるかどうかを意識した企画作りをすることが必須です。

また、新聞に掲載されていることが信頼にも繋がるので、報道連鎖を狙って新聞や雑誌など別媒体からアプローチしていくこともひとつの方法です。

Webメディア　

記者によって担当分野や興味関心が違うので、バックナンバーを見て記者理解を深めておくと良いでしょう。署名記事を探して、自分の担当している業界の記事を書いている記者を探してアプローチしましょう。

ラジオ　

アポイントメントの前後で、番組のHPを見たり過去の放送をradikoで聞くなどしてどのような内容が放送されているかを把握し、提案に活かすと良いでしょう。パーソナリティが好む話題や、どのようなコーナーで取り上げてもらえる可能性があるか、事前に把握することができます。

業界紙・業界誌　

業界のことを詳しく知っているメディアのため、想定問答をきめ細やかに作っておきましょう。もし答えられなくても、帰社した後調べて返信をすればOKです。

また、業界のことに絞った媒体なので、一般紙以上に業界のネタを欲している可能性が高く、ニュースバリューを整理して確実に掲載されるように心がけましょう。

業界紙で取り上げられると、業界ないで話題になっている「知る人ぞ知るサービス」としてTVに取り上げられるということもあります。報道の連鎖が起きる場合があるので、メディアリストの優先順位にもよりますが、確実に抑えておくと良いでしょう。

媒体研究をして、早めにメディアプロモートを行う

本記事では、媒体ごとの提案タイミングや提案のコツをご紹介しましたが、どれにも共通することは「媒体研究をして、媒体特性や記者の担当・興味関心にあったネタを適切なタイミングでプロモートする」ということです。

提案タイミングはあくまで目安です。番組やコーナー、媒体の企画会議や発売のタイミングによっても変わります。接点が持てた媒体には、提案する最適なタイミングを聴取して記録を残していくと良いでしょう。

同じ媒体の中で複数の記者へ同時にアプローチすると、取材案件が被ってしまい記者へ迷惑をかけてしまいます。今後付き合いができなくなる可能性もありますので、同時並行で同じ媒体の複数の記者にアプローチすることは避けましょう。

メディアに掲載されるためには、早めにアプローチすることも重要になります。媒体ごとにタイミングを逆算して、余裕を持ったプロモートを心がけましょう。