メディアやクライアント、取引先をはじめとする自社にとって大切な存在に、自社の新たな企業活動を公に伝えるためのプレスリリース。プレスリリースの作成・配信やそれを取り巻くさまざまな準備は、広報活動の基本のひとつです。
プレスリリースは大切な情報を発表する機会だからこそ、事前準備や配信後のアクションは抜けもれなく実施したいですよね。
本記事では、広報担当者がプレスリリースの配信前後に確認しておきたいポイントを「事前準備」「作成中」「配信後」の3つのタイミング別にご紹介します。
【事前準備編】広報がプレスリリースを作成する前に確認したい5つのチェックポイント
まずは、プレスリリースを書き始める前に押さえておきたい「事前準備」からチェックしていきましょう。
チェックポイント1．リリースする内容を決める
新商品の発売やイベント開催、業務提携時などプレスリリースの機会はたくさんあります。プレスリリースを配信する際には、色々お知らせしたくなってしまいますが、「今回は何のためにプレスリリースを配信するのか」主旨を決めることが大切です。
プレスリリースを配信することを決定する際は、担当部署から広報部署へ依頼されることもあれば、広報担当者が主導して社内へ働きかけることもあります。いずれの場合にも、担当部署と協力して、内容をしっかりとヒアリングすることが大切です。
「なぜ、何のためにプレスリリースを配信するのか」を明確に決められているのかを確認しておきましょう。
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チェックポイント2．関係者の連携体制を整える
1件のプレスリリースを配信するには、該当案件の担当部署や管理部門など社内の関係者との連携が必須です。プレスリリースの内容によっては、社内だけではなく協業先・提携先やグループ会社などの社外との連携も発生します。
広報担当者として各部署の担当者を確認して連絡体制を整備したり、原稿の事前確認や配信までのスケジュールを共有したりなど、連携体制を整備しましょう。
自分だけが連携体制やスケジュールを把握している状態だけだと不十分です。関係者にも共有できているのかを確認しておきましょう。
チェックポイント3．送り先メディアを決める
プレスリリースの配信が決まったら、送付先のメディアジャンルやカテゴリを選定して、送付先のメディアリストを作成しましょう。プレスリリースの内容に応じて、親和性の高いメディアを選定します。
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チェックポイント4．情報解禁日時を決める
送り先のメディアが決まったら、プレスリリースの配信日時（＝情報解禁日時）を決めます。情報解禁日時は、プレスリリースの内容やアプローチしたいメディアのジャンルを元に適切なタイミングがあります。
テレビのニュース枠やWebメディアのように即時性の高いメディアもあれば、雑誌のように公開までのリードタイムが必要なメディアもあります。どのメディアへのアプローチをしたいかによって最適なタイミングが異なるのです。
新商品の発売日やイベントの開始日などプレスリリース内容の期日から、メディアの情報公開までのリードタイムを考慮して設定するとよいでしょう。
情報解禁日が決定したら、関係者だけでなく社内にも共有し、うっかりと解禁日前に情報が流れてしまわないように注意してください。
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チェックポイント5．プレスリリースの素材を用意する
プレスリリースは文章だけではなく、画像や動画などのビジュアル素材や、公式サイト・特設サイトなどのURLから構成されます。必要な素材は、リリース作成前に準備をしておきましょう。
特に画像素材は、プレスリリースの内容を視覚的に伝える必須項目となりつつあります。プレスリリース用の素材として、時に広報担当者が主導して撮影や編集をすることもありますね。
撮影が必要となると、画像の準備にも時間がかかります。プレスリリース配信前に慌てることがないように、素材の用意は前もって進めておきましょう。
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【作成中編】広報がプレスリリースの作成中に確認したい6つのチェックポイント
事前準備ができたらいよいよプレスリリースを作成していきます。次に、プレスリリースの作成中・配信直前に特に確認しておきたいポイントをご紹介します。
チェックポイント1．校正（誤字・文法など）
プレスリリースは企業や団体の公式文書として正確性が求められます。読み手や社会からの信頼を損なうことのないよう、誤字や文法ミスは避けたいものです。
第三者チェックをお願いしたり、校正ツールを活用したりしながら、誤字脱字ゼロの読みやすいプレスリリースを目指しましょう。
校正時のチェック方法は下記記事でご紹介しています。
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チェックポイント2．社内外の関係者チェック
誤字や文法の確認に加えて、「内容に間違いはないか」「開示NGの情報が含まれていないか」といった事実確認も大切です。
社内ではプレスリリース内容の担当部署への確認や、時に法務や薬機の担当部署へ確認が必要な場合もあります。社内だけでなくグループ会社や協業先など社外の確認が必要な場合には忘れずに連絡しましょう。
原稿データを共有して確認してもらったり、PR TIMESで配信する場合は、一度入稿してプレビュー画面を共有したりすることで、社内外の関係者の確認を行いましょう。
チェックポイント3．適切な画像選定
プレスリリース内で使用している画像が「報道素材として十分なサイズ・枚数か」「内容に沿ったものであるか」「理解を促すのに適切か」も確認しておきましょう。
記事掲載の基準として記事で使用できる画像の有無が関係することもあります。報道素材として適切なサイズはメディアによって異なりますが、Webメディアの画像は最低でも長辺が600pixel以上、できれば1000pixel以上あると利用されやすいでしょう。
画像のサイズ・解像度・縦横比などの詳細について知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。
チェックポイント4．リンク先のURL
公式サイトや特設サイトなど関連するURLがある場合には、プレスリリース内に記載することがおすすめです。URLを記載することで、読み手が追加情報を得たいときにサイトにスムーズにアクセスできます。
また、記載したURLの遷移先が正しいかを確認することも大切です。せっかく関心を持ってくれた読み手が、誤ったページに誘導されたり、アクセスできない状態となったりする下書き投稿を用意したり、ツールを用いて投稿の予約ことのないよう、正確なURLを設定できているのか、実際にクリックして確認してください。
チェックポイント5．問い合わせ先を明記
プレスリリースを読んだメディアが、取材の打診や追加情報を求めて問い合わせするケースもあります。メディアだけではなく、生活者や未来の取引先が問い合わせをしてくれる場合もあるでしょう。そのような場合に備え、リリースには自社の問い合わせ先を明記する必要があります。
報道関係者からと生活者からの問い合わせ先が異なる場合には、「報道関係者からのお問い合せ先」「商品に関するお問い合わせ先」を分けて明記するなどし、窓口を明確にしておきましょう。
「問い合わせたいのに、窓口がわからなかった」「書かれていたメールアドレスに連絡したら、エラーになった」など機会損失とならないように、問い合わせ先情報に間違いがないかはよく確認するようにしてください。
チェックポイント6．SNS投稿の準備
自社の公式アカウントや広報アカウントを活用している場合は、プレスリリースの作成とあわせてSNS投稿の準備もしておきましょう。下書き投稿を用意したり、ツールを用いて投稿の予約設定をしたりしておくと便利です。
PR TIMESでプレスリリースを配信する場合には、配信URLを事前に確認できます。事前確認方法は、以下の記事からご確認ください。
【配信後編】広報がプレスリリースの配信後に確認したい6つのチェックポイント
プレスリリースの原稿の準備をして、配信日時を迎えたらいよいよプレスリリースを配信します。最後に、配信をした後のチェックポイントを確認しましょう。
チェックポイント1．配信完了
プレスリリースを配信したら、配信が無事に完了しているかを確認します。
プレスリリース配信サービスを利用した際には、管理画面上やサービスサイト上で公開になっているかを確認できます。メールで配信した場合には、無事にメールが送信完了されているかチェックしましょう。
チェックポイント2．親和性の高いメディアへの連絡
プレスリリース配信したら、メディアプロモート活動として、親和性の高いメディアにご案内の連絡をすることもあるでしょう。直接アポイントを取ってご案内することで、より深い情報をお伝えできるほか、メディア側での情報の見逃しを防ぎやすくなります。
連絡する時には、相手のメディアのことをよく理解した上で、相手に応じた情報提供を行うことが大切です。メディアプロモートに関しては下記記事で詳しくご紹介しています。
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▶メディアリレーションズとメディアプロモートの違いとは？関係性を築く5つのポイントと注意点
チェックポイント3．SNS投稿
インターネット上での情報の起点として重要な役割を担うSNS。プレスリリースもSNS上で投稿され、シェアされることも多くなっています。
自社の公式SNSアカウントや広報担当者の個人アカウントがある場合には、そこでプレスリリースをシェアすることもおすすめです。公式アカウントで投稿する場合には、あらかじめ定めたトーン＆マナーに沿って投稿しましょう。
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チェックポイント4．プレスリリース内容の社内共有
プレスリリースの発信というと、メディアやお客さまなどの社外への発信に目が向きがちですが、社内へしっかりと周知する社内広報活動も、広報担当者の大切な役目です。社内のコミュニケーションツールでプレスリリース内容を周知するスペースを作っておくと便利です。
同じ企業で働いていても、周知なく他部署の動向を常にキャッチアップし続けることは意外と難しいものです。プレスリリースの情報をきっかけに他部署の動向を知ることで、社内での協力体制が強化されたり、思わぬ繋がりを生み出せたりすることもあるかもしれません。
チェックポイント5．社外の関係者への連絡
提携先や協業先、グループ会社、プレスリリースの配信にあたって協力をしてもらったパートナーなど社外の関係者がいる場合、その方々へも配信完了のご連絡をしましょう。
誰に連絡するかは、プレスリリースの内容や自社の体制によって異なります。もれなくご連絡できるよう、事前に連絡先リストを用意しておくこともおすすめです。
チェックポイント6．掲載確認・効果測定
プレスリリースを配信したら、配信後に結果を分析・評価して振り返りを行うことが大切です。
そこで、どのメディアで紹介されたか、何件掲載されたかといった結果を確認する「クリッピング」を行います。他にも、プレスリリース配信サービスの管理画面からプレスリリース自体の効果測定データを確認できる場合があります。
そのプレスリリースの結果として効果測定を行うことで、今後の広報戦略や次の打ち手に繋がる情報にもなります。
クリッピングや効果測定に関しては、下記記事も確認しておきましょう。
▶プレスリリースの結果を分析・評価する方法は？分析の下準備や評価のポイントを紹介
▶広報が必ず知っておきたい「クリッピング」とは？5つのメリットと具体的な方法を紹介
▶【PR TIMESノウハウ】掲載記事を確認できる「Webクリッピング」とは？メリット・料金について解説
プレスリリース配信時には自社に合わせたチェックポイントを確認しよう
本記事では、プレスリリースの配信前・作成中・配信後に確認したいポイントをご紹介しました。
全項目が必ずしもそのまますべての広報活動に当てはまるわけではなく、各社の状況や特有のルールがある場合もあります。プレスリリース業務を進めるにあたって、この記事をもとに、自社に合わせたオリジナルのチェックポイントやマニュアルを作っておくと便利です。
プレスリリースの事前準備・事後対応を着実に行いながら、自社や社会の状況に応じてよりよくマニュアルをアップデートしていけると良いですね。
プレスリリースの配信前後のチェックポイントに関するQ&A
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この記事のライター
根本 智帆
2016年にPR TIMES入社。化粧品・グルメ・美術館など様々な業界のPRパートナーとして、企画を立てたり、実行したり、イベントを開催したりしています。手探りで挑戦する広報さんや自分自身と向き合ってきたからこそ伝えたい、広報・PRやPR TIMESに関する情報をPR TIMES MAGAZINEで発信していきます。お茶とワインが好きです。
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