【例文付き】プレスリリースをメールで送る方法とポイント・注意点

プレスリリースの基本的なメール作成方法

はじめに、プレスリリースをメールで送る際の基本的なメール作成方法についてご紹介します。メールを開封してもらうために重要なのは「件名」「送信者」の2点。プレスリリースを読んでもらうにはまず、メールを開封してもらうことが第一ステップです。

また、メールを開封しても「メール本文がだらだらと書いてある」「パスワード付きのファイルの添付」「容量の重いファイルの添付」などは、記者側のアクション回数が多く内容の確認だけで手間に感じてしまいます。メールがスルーされてしまう可能性を低くするためにも、「返信が返ってくる」ための基本的なメール作成方法を確認しましょう。

内容よりもまず「件名」と「送信者」が肝心

プレスリリースをメールで送る際、まず大切なのが「送信者」と「件名」です。

メディア関係者は1日に数百件以上のメールを受け取っていると言われています。数百件も届いているメールの中から、どのメールを開封するかは「送信者」と「件名」で選定しているといっても過言ではありません。

では「送信者」と「件名」には、何を記載すればよいのでしょうか。大事なポイントは次の2点です。

1.送信者の会社や個人名を明記

まずは「送信者」を確認しましょう。記者は件名の内容に加え、誰からメールが来ているのかもチェックします。メールを開封してもらうには「どこの会社の、誰から」送られてきているメールなのか明記することが必要です。

「satou@———.jp」「ami.sato@———.jp」
このような送信者からのメールだと、面識がある人かどうか、知っている会社かどうかが判別しづらくなります。

メールを送る際は「○○○株式会社/佐藤亜美」「○○○株式会社 広報担当佐藤」といったように、「誰からメールが来たのか」がわかるように設定しましょう。

2.件名は、本文の内容がひと目見て分かるように

続いては「件名」です。プレスリリースをメールで送る際の件名は、「本文にどのようなことが書いてあるか」が、ひと目でわかる内容にしましょう。

ここではOK例とNG例をご紹介します。以下のNG例では、どんな内容のプレスリリースが添付されているメールなのかわからないため、記者にメールを開封してもらうことは難しく、見送られる可能性も高いでしょう。件名が冗長になるのも好ましくありませんが、最低限どのような内容が記載されているのかわかることが大切です。

OK例：【〇月〇日〇時解禁】〇〇を解消する20代女性向けの〇〇サービスを開始/○○株式会社　佐藤
OK例：【プレスリリース】元〇〇の〇〇氏が〇月〇日より取締役に就任/○○株式会社　広報部

NG例：プレスリリース掲載のお願い
NG例：プレスリリースについて

メール本文にプレスリリースの内容を簡潔に書く

メール本文はシンプルにしながらも、添付ファイルを開かなくても、メールを見ればおおよその内容がわかるようにすることが重要です。

添付ファイルの開封は、メール本文の確認に加えてアクションが増えるので「面倒だな」と思う方も多いでしょう。また、せっかく記者がメールを見てくれても、外出先などで添付ファイルを見ることができない場合、プレスリリースの内容まで伝わらない可能性も。肝心のプレスリリース内容が添付ファイル頼みでは、機会損失のリスクが高まります。

メール本文にプレスリリースの内容が簡潔に書いてあり、少しでも担当記者に興味をもってもらうことができれば、添付したプレスリリースを読んだり、取材につながったりする確率もぐんと上がるでしょう。

プレスリリースそのものをPDFにして添付

本文を簡潔にまとめたぶん、詳細はプレスリリースをファイルとして必ず添付しましょう。

添付するファイルは、デバイスに左右されず、開封してもらえる可能性の高いPDFにするのが鉄則です。PDFは、メールさえ受け取ることができればネットワーク環境が多少不安定でも開封できます。

またGmailなどのメールサービスは、PDFの文章も検索対象です。そのため、過去のメール検索で容易に情報を探し出せるメリットがあります。多忙な記者でも情報を探し出しやすい非常に便利な機能です。

問い合わせ先を末尾にわかりやすく記載

メール末尾には「問い合わせ先」や「署名」をわかりやすく記載しましょう。メール本文がどれだけ分かりやすく書いてあっても、興味を持ってくれた記者が「取材しよう！」となったとき、担当者の連絡先が書いてなければ意味がありません。

社用携帯を持っている場合は、携帯電話番号も必ず記載しましょう。広報担当者に直接繋がる電話番号があると、メディア関係者にとって大きな安心感となります。

また、署名はビジネスメールにおいて最低限のマナーです。取材の機会を逃さないよう、問い合わせ先と署名は、わかりやすく記載しましょう。

（例）問い合わせ先
本リリースに関する報道関係のお問い合わせ
〇〇◯◯株式会社　広報担当 佐藤
TEL： ーーーーーー　直通：ーーーーーーー MAIL： ーーーーーー

（例）署名
===========================
○○○○株式会社　
広報部　佐藤　亜美（Sato Ami）
e-mail：ami.sato@——-.jp
携帯番号：080-1234-5678
WEB：http://—————-
===========================

メール本文には、記者が必要とする4点を書く

メール本文は、記者が求めている4つの情報を取り込みながら簡潔に書きましょう。

1. いつ
2. 誰が（どの事業が）
3. 何をするか
4. 社会的にどのようなインパクト・影響力があるか

また、取材可能な日程もメール本文へ入れることをおすすめします。日程調整は手間と労力がかかるため「いくつか日程をご提示ください」とメールを送っても記者を困らせてしまうでしょう。また、記者から日程がもらえたとしてもこちらの日程が合わなければ、再調整となりメールの往復となってしまいます。

こちらから先に複数提示しておくと、できるだけ少ないやりとりで日程調整が可能。記者の空いている時間が合えば、話を聞いてもらえる可能性もぐんと上がります。

メールの基本例文

○○○○○○株式会社
○○担当　○○○○様

いつも大変お世話になっております。○○○株式会社 広報部の佐藤でございます。
先日はお忙しい中、「ーーーーーー」の件についてお時間をいただきましてありがとうございました。

さて、今回弊社では◎月◎日（●）に、お家で簡単に身体を動かすことが出来る新商品「ーーーーーーー」をリリースすることとなりました。

昨今の◯◯◯◯◯事情により、多くの人が集まる場所へでかけることや、レジャー施設の利用が原則禁止となっています。世間では、家にこもり、身体を動かすことが減っている現状について、非常に問題視されています。今回の新商品「ーーーーーー」では、弊社独自開発で、◯◯◯◯機能を使用して開発しているため、◯◯◯◯ような運動効果が見込めるようになっております。

貴メディアの読者様へご興味を思っていただける商品かと存じますので、是非取り上げていただきたく、ご連絡を差し上げました。

是非一度、直接「ーーーーーー」についてお話をさせていただきたく存じます。
つきましては、下記日程から30分〜1時間ほど、いただけますと幸いです。

-●/● 11:00~17:00
-●/● 14:00~18:00
-●/● 10:00~14:00

お忙しい中申し訳ございませんが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

○○○株式会社 佐藤

メディア関係者の欲しい情報提供を意識する

プレスリリースをメールで送る際は、メディア関係者を選定します。「数を打てば当たるであろう」と、やみくもに送りつけるのはNGです。

例えば「IT業界」を担当している記者に「アパレル業界」に関するプレスリリースを送っても、記事の読み手に関係ないニュースのため、記者は記事にしたくてもできません。メディアや担当記者をしっかりと選定し、メールを送ることが大切です。

プレスリリースをメールで送る3つのマナーと注意点

メール本文が完成したら、次はメディア関係者へプレスリリースを送るステップに進みます。知らぬ間に失礼なメールを送っていたりしていませんか。メディア関係者にメールを送る際の大事な3つのマナー・注意点をご紹介するので、時間があれば自分の過去のメールを見返してチェックしてみましょう！

1.情報が正しいかどうかを必ずチェックする

プレスリリースを送る際は、情報が正しいかダブルチェックをしましょう。

メディア関係者は、渡したプレスリリースを元に記事やニュースなどを作成するため、誤った内容のまま公開されると広範囲に誤解を招きます。場合によっては企業の信用を失うことになり、取り返しのつかない結果を招くため、情報のダブルチェックは必須です。

以下のように、三段階フローを整えておけば大きなミスは事前に防げるでしょう。
広報部チェック（広報部）→関係者チェック（サービス関係者）→リーガルチェック（法務部）

広報部チェックでは、基本的な日本語の確認や、メディア視点で情報に抜け漏れがないか、魅力的に情報を編集できているかを確認します。関係者チェックでは、主に商品やサービスのスペックや数値データなど、事実の確認がメインです。法務部チェックでは、法務観点で問題がないか確認してもらいましょう。

2.一斉送信する場合はBCCを活用する

プレスリリースを一斉送信する場合は「BCC」を活用します。「BCC」で送信することで、受信者には送信者のアドレスしか表示されません。誤って「CC」でメールを送った場合、ほかの送信先も表示されて個人情報の流出となり大問題となってしまいますので注意してください。

また「BCC」でメールを送る場合は配慮も必要です。受信者側もメールヘッダーをみれば、BCCでメールが届いてることはわかります。送信者側の効率のためにBCCにて一斉送信を行うため「一斉送信のため、BCCで失礼します。」「一斉送信のため、BCCでお送りしています。」など一言付け加えましょう。

3.容量が重すぎるファイルを送らない

添付ファイルを送るときは「容量」に注意しましょう。メールサーバーには容量に限界があり、重い添付ファイルを送ると開くのに時間がかかってしまいます。

受信容量を超えると、強制的にシャットダウンをしなければならない場合や、他のメールすら開けなくなることも。スムーズに開いてもらえるよう、メール1通あたり、2MBまでを目安に添付しましょう。上限容量を超えている場合には、添付ファイルのサイズを落とすなど送付前の調整が必要です。

メールを送るときは、相手の立場に立って考える

今回の話の中で、全てに共通する点は「相手の立場に立って考えること」です。自分が記者の立場になったときのことを考えて、メールタイトル・本文やプレスリリースのファイルを追加していきましょう。

差出人不明なメールはアーカイブや削除をしますし、メール本文がだらだらと書いてあるメールや、容量が重すぎるファイルが届いたら困ってしまいます。また、自分が広報を担当しているのに、突然経理や総務の話がきたら困惑するのと同様に、自分の担当でない情報が来ても困ってしまいます。

メディアごとに異なる担当ジャンルを踏まえて連絡するのは最低限の礼儀です。自分が記者の立場となって、どのようなメールが送られてきたら読まれるかを考えながらメールを送れば、きっと記者の目にも届くでしょう。

＜編集：PR TIMES MAGAZINE編集部＞