ハイブリッドワーク時代の会議の実態調査：弁護士編

生産性低下を招く「無駄な会議」、弁護士の7割超が経験

日本の職場における生産性の低下につながる「無駄な会議」について、弁護士ドットコム株式会社（東京都港区、代表取締役社長 兼 CEO 元榮 太一郎）では、「社内会議白書2023 by MeetingBase」を公表して、その実態を明らかにしてきました。

今回、ルールや手続きのプロである弁護士が、いかに日々の会議に向き合っているか、調査を実施しました。その結果、弁護士の7割超が無駄な会議を経験し、仕事を効率的に進めていくうえでの課題になっていることが浮き彫りになりました。

■ 調査概要

調査機関：弁護士ドットコム株式会社プロフェッショナルテック総研

調査方法：弁護士ドットコム®弁護士会員を対象にアンケートを実施

調査対象：弁護士ドットコム®の弁護士会員419名

調査期間：2024年3月23日〜3月29日

■ 結果サマリ

会議中に無駄を感じる経験有無	会議中に無駄を感じたことが「ある」は7割超
会議中の無駄	7割超が「長時間の会議」と回答
無駄な会議でとる行動	「こっそり別の作業をする」が5割超

■ 会議中に無駄だと感じる弁護士が7割超

会議中に無駄だと感じたことがあるかを尋ねたところ、「ある」と回答した人が72.6％にのぼり、「ない」の27.4％を大きく上回りました。

■ 弁護士が思う無駄が多い会議は「弁護士会などの会務」「事務所内での情報共有」

自分が参加する会議が無駄だと感じた経験者に、最も無駄が多い会議について尋ねたところ、「弁護士会などの会務に関する会議」が37.5%、「事務所内の情報共有などの会議」が26.6%、「顧客との打ち合わせなどの会議」が15.1%、「委員などを務める企業・外部団体の会議」が12.5%、「弁護団の会議」が5.3%、「裁判所との打ち合わせなどの会議」が3.0%となりました。

■ 弁護士が思う会議中の無駄は「長時間の会議」「議題が不明瞭」

自分が参加する会議が無駄だと感じた経験者に、内容を尋ねたところ（複数回答可）、「長時間の会議」が73.4%、「議題が不明瞭」が52.6%、「会議の目的とは異なる雑談」が31.3%と決め事を無視して進められることに対する内容が上位を占めました。

続いて、「意思決定しない」が28.6%、「別の方法（メールや社内ポータル等）で既に伝えている事項を改めて共有する」が23.4%、「不要な人員が多い」が17.1%、「細かく作業の進捗確認をする」が13.2%、「不要な準備が多い」が10.9%、「前回会議の振り返り」が9.2%、「画面共有等のセッティングの時間」が8.6%、「全員がメモを取っている」が2.6%、「その他」が5.6%となりました。

その他の回答には、「オンラインで十分だと思われる会議にわざわざ対面での出席を要求される」「会議への参加者が多く、内容が被る発言が多い」「上の期の弁護士への忖度で本音が言えない」などがありました。

■ 無駄な会議で弁護士がとる行動の上位は「こっそり別の作業をする」が過半数

自分が参加する会議が無駄だと感じた経験者に、どんな行動をとるかを尋ねたところ（複数回答可）、「こっそり別の作業をする」が51.3％と最も多く、無駄を感じても対策を講じずに、密かに自分のやるべきことを進めている実態が明らかとなりました。

次いで、「特に何もしない」が26.6%、「自分が議論を主導する」が25.7%、「参加をやめる」が21.4%、「改善策を提案する」が12.2%、「居眠りする」が3.9%、「その他」が2.0%と続きました。

その他の回答には、「オンラインなら画面オフ」「何もしないで外の景色を見るなどして頭をリセットすることに努める」などがありました。

■ 無駄な会議を減らすために、弁護士の4割が「何もしていない」

一方で、自分が参加する会議が無駄だと感じた経験者に、無駄な会議を減らすために行っていることを尋ねると（複数回答可）、「何もしていない」が41.8%で最多でした。

次いで、「時間厳守などルールを決める」が30.3%、「他のツール（メールや社内チャット）で常に情報共有する」が18.8%、「人数を絞る」が13.8%、「ミーティングツールを導入する」が8.6%、「その他」が6.9%と回答しました。

その他の回答には、「アソシエイトなので、会議で決定権も発言権もないが、不満や意見は別途伝えるようにしている」「お客さんが一番無駄に時間を使うので、全件タイムチャージ主義にする」「会議をやらない」などがありました。

■ エピソード「不可能な解決策に固執し続ける」「依頼者が言いたいことだけを話す」

自由回答で、無駄な会議の体験談を聞きました。以下のようなものです。

【長時間の会議】

「研修会の準備のための会議。30期代の弁護士が自分の作業をする際に、他の弁護士を付き合わせる。10時間以上拘束された。そもそも会議ですらないかも」（会務）

「一人の弁護士が自分の意見をただ述べるだけで、上司もその人をなだめるのに精いっぱいになり、何のための時間か分からないまま2時間くらい過ぎた会議があった」（事務所会議）

「忙しいパートナー弁護士が複数人集まり、金額的なインパクトが僅少である事項について長時間の協議がなされた」（事務所会議）

【議題が不明瞭】

「アジェンダ共有なし、会議や議題の目的の共有なし、個人の感想を言い合う」

「こちらが聞きたいことではなく、依頼者が言いたいことだけを話して終わった会議。ガス抜き程度にはなったかもしれないが、聞きたいことが聞けなかったので、再度打ち合わせを入れることになった」（顧客）

「冒頭に『今日はこの点について結論を出そう』『このテーマについては今日で審議を終えよう』というテーマが提示されておらず、結果的に一歩も進まなかった」

【意思決定しない】

「顧客が結論を決めようとせず、不可能な解決策に固執し続ける」（顧客）

【会議の目的とは異なる雑談】

「委員会の会議。集まった目的を外れて年長者の先生方の健康報告会になっていた」（会務）

■ 無駄な会議の理由「時間を節約する意識がない」、「不満をたらたら述べるだけの時間になっている」

無駄な会議になってしまう理由としては、以下のようなものがありました。

【時間超過しないなどのルールが決まっていない】

「弁護士たちの間に、会議そのものにかかる時間を節約する意識がなく、コストについての意識がない」（会務）

【解決する最適なツールがない】

「参加者のITスキル、ITに対する考え方が、前近代的」

「5分で済むことのために、片道30分の移動を要するなど。Web会議導入で改善されたが、刑事事件は相変わらず」（裁判所）

【会議の目的が明確でない】

「弁護士が不満のはけ口にしているだけで、何かを決めよう、何かを引き受けようという気概がないままで、不満をたらたら述べるだけの時間になってしまっている」（会務）

【参加者の議論が下手】

「社会経験が少なく常識に欠けた人間が多いうえに議長役も同じ弁護士である他のメンバーに気を使いすぎてリーダーシップに欠ける」（会務）

【主催者に改善する意思がない】

「リーダーが決定しない（できない）。コンセンサスを得るためだけに協議の時間を使いすぎ」

■弁護士ドットコムの提供する会議DXツール「MeetingBase（ミーティングベース）」について

MeetingBaseは、世界で急速に導入が広がるMeeting Management Software市場に参入し、日本の会議問題に対する新たなミーティングマネジメントツールです。このツールは、Googleカレンダーとのシームレスな連携により、議事録の作成、共同編集、タスク管理を可能にし、閲覧設定のカスタマイズや関連情報へのリンク提供を通じて、より効率的な会議運営を支援します。このミーティングマネジメントツールを導入することで、企業の生産性が飛躍的に向上し、会議に必要な時間と労力が大幅に軽減され、より重要な業務に集中することが可能になります。

◎製品ページはこちら：https://meetingbase.com

◎製品紹介動画：https://youtu.be/gPsyvoWHKKw

◆弁護士ドットコム株式会社について：https://www.bengo4.com/corporate/

本社：東京都港区六本木四丁目1番4号 黒崎ビル

設立日：2005年7月4日

資本金：463百万円（2023年12月末現在）

代表者：代表取締役社長 兼 CEO 元榮 太一郎

上場市場：東京証券取引所グロース市場

事業内容：「プロフェッショナル・テックで、次の常識をつくる。」をミッションとして、人々と専門家をつなぐポータルサイト「弁護士ドットコム®️」「税理士ドットコム®️」「BUSINESS LAWYERS®️」、契約マネジメントプラットフォーム「クラウドサイン®️」を提供